Czym jest książka serwisowa?

Zapewne jakaś część osób, która tu zagląda, stwierdzi, że dzisiejszy wpis niczego nowego im nie powie. Niemniej, dla przedsiębiorcy dopiero rozpoczynającego pracę z użyciem kasy lub drukarki fiskalne, wymogi związane z tymi urządzeniami mogą już nie być takie oczywiste. Dlatego więc pomówimy teraz o jednym z nich – książce serwisowej. Co to takiego? I jak należy się z nią obchodzić?

Można przyjąć, że wszystkie obowiązki podatnika, którego działalność handlowa wiąże się z koniecznością użycia urządzenia fiskalnego, kręcą się wokół sporządzania dokładnej, prawidłowej dokumentacji z ewidencji obrotu. Dotyczy to zarówno wydruku paragonów oraz ich kopii, jak i realizacji raportów fiskalnych, a nawet przeglądów technicznych. Nie inaczej jest w przypadku książki serwisowej – to kolejny, istotny element całej tej układanki. Co konkretnie zawiera?

Czym jest książka serwisowa urządzenia fiskalnego?

Nierzadko nazywana jest paszportem urządzenia fiskalnego, a to dlatego, że zawiera o nim wszystkie najważniejsze informacje. Po pierwsze – dane dotyczące tej konkretnej kasy lub drukarki (nazwa, model, numer unikatowy, numer fabryczny, informacje o producencie). Po drugie – dowiemy się z niej, która firma jest odpowiedzialna za fiskalizację urządzenia i zajmuje się jego opieką serwisową, a także poznamy dane serwisanta podstawowego i rezerwowego. No i oczywiście – w dokumencie tym powinniśmy znaleźć zapisy odnośnie wszelkich interwencji, w jakich kasa lub drukarka brała udział.

Gdzie należy przechowywać książkę serwisową?

Książka serwisowa jest nierozerwalnie związana z danym urządzeniem fiskalnym – podobnie, jak urządzenie to jest nierozerwalnie związane z konkretnym miejscem pracy, w którym je zainstalowano i które zostało podane podczas procedury rejestracyjnej. Dlatego też, koniec końców, dokument musi obowiązkowo znajdować się tam, gdzie funkcjonuje dana kasa lub drukarka. Jest tak, ponieważ podatnik powinien być zawsze gotów, by okazać książkę albo uprawnionemu serwisantowi podczas interwencji, albo przedstawicielowi Urzędu Skarbowego, np. przy niezapowiedzianej kontroli. Brak tego dokumentu może w oczach organów skarbowych podważać prawidłowość funkcjonowania naszej działalności i prowadzić do różnych konsekwencji, np. utraty ulgi za zakup pierwszego urządzenia fiskalnego. Tymczasem serwisant, nie mogąc uzyskać dostępu do książki, jest w stanie odmówić dalszych napraw lub konserwacji.

Co zrobić, gdy utracimy książkę serwisową?

Należy przede wszystkim niezwłocznie poinformować o tym fakcie Urząd Skarbowy – bez względu na to, czy książka serwisowa uległa zniszczeniu czy została zgubiona. Następnie trzeba złożyć pisemną prośbę do producenta o wydanie duplikatu tego dokumentu, ze wszystkimi utraconymi informacjami. Im szybciej się to zrobi, tym lepiej – w końcu, czas, w którym nie ma w firmie książki serwisowej, jest niejako czasem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów.