Instalacja urządzenia fiskalnego? To nie takie trudne!

Dwa tematy, które najczęściej poruszają przedsiębiorcy zobligowani do korzystania z kasy fiskalnej: jakie urządzenie nabyć oraz na czym polega jego instalacja. Trudno się dziwić – od wyboru odpowiedniego modelu może w dużej mierze zależeć efektywność naszej sprzedaży. Ale dopiero spełnienie wszystkich procedur instalacyjnych pozwoli na prowadzenie działalności handlowej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Trzeba przyznać, że cały ten proces – choć składa się z kilku równie ważnych etapów – sam w sobie nie jest trudny. Zdecydowanie większe komplikacje mogą nas spotkać, gdy prowadząc sprzedaż, nie wywiążemy się z obowiązków nałożonych przez Ministerstwo Finansów. Jednak dla osób rozpoczynających swoją przygodę z urządzeniem fiskalnym procedury te mają prawo wydawać się niepokojące. Dlatego postanowiliśmy je im nieco przybliżyć.

Przebieg instalacji urządzenia fiskalnego

Brzmi niepokojąco? W rzeczywistości to ustandaryzowany proces, składający się, można tak powiedzieć, z 3 etapów. Pierwszy z nich dotyczy rejestracji urządzenia fiskalnego, którą rozpoczyna pisemne zgłoszenie przedinstalacyjne. Taki dokument musi trafić do właściwego Urzędu Skarbowego (dostarczony osobiście lub drogą listowną) nie później niż 1 dzień przed datą rozpoczęcia ewidencji obrotu. Zawiadomienie powinno zawierać przede wszystkim imię i nazwisko lub nazwę podatnika, NIP podatnika, planowaną liczbę urządzeń fiskalnych, adresy miejsc, w których zostaną zainstalowane oraz termin samej instalacji.

Etap drugi jest kluczowy, gdyż następuje w nim fiskalizacja. To jednorazowe i nieodwracalne działanie, powodujące, że urządzenie rejestrujące przestaje funkcjonować w trybie szkoleniowym i zaczyna pracować w trybie fiskalnym. Tego zadania może podjąć się jedynie uprawniony serwisant. Od momentu wykonania fiskalizacji, wszystkie działania przeprowadzone na kasie bądź drukarce są zapisywane i stanowią podstawę do określenia prawidłowości ewidencji obrotu. Odtąd też wystawiamy paragony przy każdej transakcji.

Ostatni, trzeci etap polega na złożeniu we właściwym Urzędzie Skarbowym stosownego (pisemnego) zawiadomienia poinstalacyjnego – nie później niż 7 dni od daty wykonania fiskalizacji. Podobnie, jak przy etapie pierwszym, dokument może być doręczony osobiście lub za pośrednictwem Poczty Polskiej. W ciągu miesiąca od dostarczenia zgłoszenia poinstalacyjnego otrzymamy numer ewidencyjny, który należy trwale nanieść na obudowę urządzenia fiskalnego (w widocznym miejscu, za pomocą markera bądź naklejki). Na tym kończy się procedura rejestracyjna oraz instalacyjna.

Kilka słów o korzyściach i konsekwencjach

Procedura nie jest skomplikowana, niemniej trzeba pamiętać, że może ona potrwać kilka dni. Aby zatem mieć pewność, że starczy czasu na umówienie się z serwisem i prawidłowe przeprowadzenie całego procesu instalacyjnego, dobrze jest zakupić urządzenie fiskalne z odpowiednim wyprzedzeniem. Taka decyzja potrafi przynieść wiele korzyści.

Po pierwsze, urządzenie przed fiskalizacją działa w trybie szkoleniowym. Oznacza to, że możemy swobodnie poznawać wybrany przez nas model, uczyć się go obsługiwać, naciskać klawisze, wystawiać próbne wydruki itp. Wykonane czynności nie będą zapisywane, więc nie musimy się martwić o niekorzystny wpływ na obraz ewidencji obrotu. Wykorzystanie tego czasu na szkolenie ustrzeże nas od pomyłek, gdy kasa bądź drukarka zacznie funkcjonować w trybie fiskalnym.

Po drugie, spełniając wszystkie obowiązki określone w przepisach i pomyślnie przechodząc poszczególne etapy procedury instalacyjnej, możemy liczyć na specjalną ulgę z tytułu zakupu pierwszego urządzenia fiskalnego. Oznacza to zwrot z budżetu państwa nawet w wysokości 90% wydanej przez nas kwoty (jednak nie więcej, niż 700 zł). Zależnie od ceny, w jednym przypadku będzie to oznaczać spory zastrzyk gotówki, w innym zaś – szansę na uzyskanie takiego urządzenia prawie za darmo.

Jednak co innego, gdy z takich czy innych przyczyn zaniechamy spełnienia wymogów nałożonych przez Ministerstwo Finansów. Niekorzystanie z urządzenia fiskalnego przy jednoczesnym, dalszym prowadzeniu działalności handlowej na rzecz klientów indywidualnych, może doprowadzić do poważnych konsekwencji ze strony organów skarbowych. Nie wystawianie faktury lub rachunku za wykonanie świadczenia (bądź wystawienie dokumentu w sposób wadliwy lub odmówienie wydania go nabywcy) może się skończyć karze grzywny w wysokości do 180 stawek dziennych. Warto zatem nie ryzykować, tylko we właściwym momencie, na spokojnie, zarejestrować i zainstalować urządzenie fiskalne.