Przechowywanie kopii paragonów – tradycyjne lub elektroniczne

W przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej, podstawową czynnością, którą musi wykonywać przedsiębiorca, jest wystawianie oraz wydawanie paragonów fiskalnych. Jednakże, na tym obowiązki podatnika się nie kończą. Równie istotne jest bowiem zgodne z przepisami przechowywanie kopii paragonów fiskalnych. A warto pamiętać, że w dzisiejszych czasach przedsiębiorcy mogą wybrać sposób archiwizowania tych dokumentów.

Przepisy w sprawie kas

Obowiązek przechowywania kopii paragonów fiskalnych został szczegółowo zdefiniowany w polskich przepisach. Najwięcej informacji w tej sprawie można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. To właśnie ten akt prawny mówi m.in. o tym, że za właściwą archiwizację dokumentów odpowiada wyłącznie właściciel kasy rejestrującej. I co najważniejsze, dane tego typu trzeba przechowywać przez bardzo długi czas. Przepisy wymagają bowiem, aby kopię każdego wystawionego paragonu zachować co najmniej na 5 lat – licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dany dowód sprzedaży został wydany klientowi.

Na rolkach papieru lub karcie pamięci

Obowiązujące obecnie przepisy definiują nie tylko czas, przez który trzeba przechowywać kopię paragonów. Równie istotne jest to, że zgodnie z prawem podatnicy mogą archiwizować te dane w wybranej formie – papierowej (na rolkach termicznych) albo elektronicznej (na karcie pamięci SD lub microSD). Jednakże, sposób przechowywania dokumentacji jest zawsze ściśle związany z zakupem urządzenia rejestrującego. Innymi słowy, konkretne modele kas i drukarek oferują jedną z 2 wspomnianych technologii. A przy wyborze konkretnego modelu należy sprawdzić, w jaki sposób będzie on archiwizował kopię paragonów. Ma to bowiem wpływ na komfort wykonywania obowiązków. Urządzenia z technologią elektroniczną (karta pamięci) są może nieco droższe od modeli z kopią papierową. Jednakże, ich stosowanie jest po prostu wygodniejsze.

Skutki nowego systemu fiskalizacji

Od 2018 roku w Polsce zacznie funkcjonować nowy system fiskalizacji. Będzie on polegał m.in. na online’owej współpracy kas rejestrujących z centralnym repozytorium Ministerstwa Finansów. Dlaczego w ogóle o tym wspominamy? To proste – w nowym systemie kompletnie wyjdą z użytku urządzenia, które archiwizują kopię paragonów w formie papierowej. Co więcej, modele produkowane od 2018 roku zyskają dodatkowe rozwiązanie technologiczne, tzw. pamięć chronioną. To właśnie tam będą zapisywane informacje o prowadzonej sprzedaży oraz innych czynnościach, które są wykonywane przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej.